【200300】希望之光小组运作基础：如何展开我们的工作

中西医

　　希望之光小组运作基础：如何展开我们的工作


一、基本原则
　　
　　坦诚及协作性
　　首先，希望之光所有成员基于共同的理念走到一起，希望之光尚没有固有的模式，我们需要在工作中不断思考和探索，才能找到适合的道路，因此，所有成员都应该对希望之光的工作开诚布公地进行讨论，提出个人的意见和建议；
　　其次，希望之光是一个整体，所有成员应该毫无疑义地遵守和执行团队的决定；
　　再次，希望之光虽然结构松散性，但是，高效亦是我们所追求的；
　　因此，成员之间的协作精神和及时沟通及反馈是必不可少的。

二、基本助学业务的运作

1、调查组向组长联席会议提出新地区调查申请
2、组长联席会议批准申请
3、外联组与当地团委/教委/妇联等官方机构联络，获取贫困学生资料
4、外联组将整理后的资料提交调查组
5、调查组进行实地调查
6、调查组在调查结束后完成调查报告，提交数据中心
7、数据中心组织审核会对调查回来的资料进行审核，并将审核通过的资料提交论坛组
8、论坛组将资料整理成发布形式，并同时开展对外宣传，及通知预约登记网友
9、论坛组发布资料，对认捐进行管理，在认捐结束后统计认捐资料
10、论坛组通知资助人汇款，并统计汇款情况
11、外联组与团委/学校等联络，从地方各个渠道进行款项落实情况的核实
12、调查组不定期进行或委托网友进行实地复查，从非官方渠道进行款项落实情况的核实
13、调查组完成复查报告，并提交数据中心整理和审核
14、数据中心向论坛组提交整理后的复查报告，论坛组发送给资助人
15、每个学期前，外联组与团委、学校等联系，核实受助生的各项就学情况，提交数据中心整理
16、数据中心整理每学期的汇款通知，提交论坛组发送给资助人
（接下来重复10~16的工作流程）
17、助学金项目中，初中毕业生、经复查家境好转的个案、资料失实个案、孩子缀学等半途终止个案，论坛组给资助人发送结束或终止个案通知，外联组通知受助方学校，数据中心完成结案。高中生项目中，高中毕业、孩子辍学、家境好转、资料失实、得到其它资助等情况，通知资助人结束资助，个案终止。



三、基本助学业务的运作详解

1、外联组

〈一〉、明确资料的标准
   1、贫困
   2、助学的范围 （年级和助学资金）
   3、受助方的配合。

〈二〉、如何取得资料？
   1、查询地区机构的电话
   2、联系并取得该机构负责人的其他联系方式
   3、自我介绍，表达助学意愿和合作意愿
   4、传真书面的文字资料和要求，进一步沟通
   
〈三〉、在和各地联系的过程中要注意的问题。

1、身份介绍的问题
2、方言和语气措辞的问题
3、希望之光的介绍，突出我们的助学特点，建立鲜明的形象
4、搜集尽可能多的联系方式
5、妥贴回答对方提出的其他要求，忌冒然，冲动和感情用事。
6、保持日常联络，及时互通孩子的情况及工作进展。

〈四〉、取得的资料中应该包括的详细内容
　
　　儿童的基本家庭信息，学校的基本联系信息，儿童就学的基本信息

〈五〉、外联组要注意的事项

　　妥善保管工作中搜集到的各项文字档案，受助方所提供的书面资料需妥善保存，所有获得的信息及时记录成文，归类整理，并按要求录入数据库或者提交论坛相关帖

2、调查组

〈一〉、新资料调查
　　收到外联组提供的资料后，走访贫困学生所在的学校，联系学生的班主任老师询问学生的相关事项，包括在校表现、学习成绩、家庭情况。　　探访学生的家庭，客观记录看到的学生家庭实际情况。向学生本人和家庭成员了解家庭情况和学生的情况。
　　向学生家庭的邻里和同村人、向导了解学生家庭情况。
　　在条件允许的情况下，拍摄学生和家庭的照片。
　　填写贫困学生资料调查表，完成将调查报告提交调查组负责人，将照片扫描后并上传。

〈二〉、已发布资料复查
　　定期走访贫困学生的家庭和学校，确认学生的就学情况和家庭贫困情况是否有变化，确认助学业务是否正常。出具复查报告提交调查组负责人。

〈三〉、调查的注意事项
   1)、注意对比看到的情况和资料上所描述的是否有出入，比如，资料上如果写父亡母残，要走访家庭确认是否真的如此。
   2)、尽量以先暗访后明访的形式走访调查学生的家庭和学校。
   3)、保持谨慎、低调，切勿宣扬。


3、数据中心

〈一〉、调查资料的审核
　　接到调查组提交调查回来的资料，先对资料的完整性进行审核，如资料有欠缺，退回调查组补充完整。
　　组织审核会对完整的调查资料（包括助学金项目个案以及高中项目个案）进行审核，注意审核前先提醒各审核会成员审阅调查资料，尽量事先提出问题，请调查义工回答，审核完成后，将审核通过的资料整理后提交论坛组

〈二〉、资料的整理和数据的统计
　　包括复查资料的整理、复查报告的整理和审核、新学期汇款资料的整理、反馈资料的整理、外联和论坛组的查询接口等等，以及各种资助数据的统计

〈三〉、数据库的管理
　　确保数据库作为希望之光资料管理的场所和工具顺利运作，注意保持数据库里数据的正确性和及时性

〈四〉、资料整理注意事项
　　1）、注意资助个案顺利进行的必要条件，每次汇款均有反馈信息，否则需以暂缓处理
　　2）、注意资料的前后是否存在矛盾和疑点，任何一个疑点均不放过，必须核实清楚。

4、论坛组

〈一〉、管理发布认捐，解答疑问，参与网友讨论
　　在展开认捐活动时，公布贫困学生资料，确认网友认捐，通知网友汇款事项，解答相关疑问。在没有认捐活动时，引导网友展开相应的讨论，如教育、农村、人文等话题，并解答网友对希望之光的问题。

〈二〉、与资助人联络，汇总资助信息，向资料组、调查组提交所需资料
　　保持与资助人的联系，随时解答问题，收集资助信息；将收到的受资助人情况反馈给资助人。　　

〈三〉、根据需要撰写文章
　　根据希望之光的需要起草文字资料，撰写宣传方案和宣传文章。

〈四〉、管理论坛的注意事项
　　1)、引导网友在论坛开展与主题相应的讨论，将不适合的帖子，转移到适合的论坛，并通过论坛短信通知发贴人。
　　2)、如果某篇贴子可能威胁到论坛的生存发展，将其删除后通过论坛短信通知发贴人。


四、其他的内部运作

网络组   技术支持，网站维护
人力组   各类人事，培训，制度保管与更新
常务组   协调，统筹，监督与领导，最终决策
机动组   



（更新时间：2006年7月8日）