建立健全的会议制度，明确决策权

oktober

希望能有耐心读完。


会议决议的形式

通过网络商量一件事情，有时是很费劲的。但是网络也有它的好处，善加利用，形成制度和模式，也能起到事半功倍的效果。


1、会议的形式：

论坛会议：利用论坛投票功能，对一个问题做出决定。

即时会议：通过电话、见面、网络聊天室对问题做出决定。

远程会议：通过EMAIL对问题做出决定。


2、作用：

论坛会议：

适用的情况是，决策人难以在时间上取得一致，无法进行即时决策时，或者需要决策的问题比较重大，需要长时间讨论和让更多的人知晓。


即时会议：

适用小范围决策，参加的人数少，准备充足的情况。


远程会议：

适用工作繁忙，无法长时间浏览论坛但工作经常涉及网络，可以即时查看信箱。



3、如何召开会议和做出决策

这是一个复杂的问题，因为健全有效的制度不能仅依靠会议制度来保证，还需要其他的人力和制度上的保障。简单说，需要这样几个因素：

1）专人负责[会议筹备人]

2）充足的准备[内容详细、议题明确的议案]

3）提案权[谁有权提案，有权提出哪些议案]

4）充分有效的讨论期间[在时间上对问题的决议进行保证，既能保证问题充分讨论，又能避免漫无期限的讨论降低了效率]

5）明确的程序[按什么样的步骤，每个步骤的期间是什么，哪些人可以参加讨论等]

6）权力明确[谁有投票权？]

7）决策的依据[多少票可以通过]

8）决策的效力[通过后的提案变为生效的决定，就必须保证实施]



4、具体论述

I 首先要论述的是提案。

提案本身的规范性是提高效率的基本保证。目前的情况是，有些建议混在建议人的言论之中，无法明确出来；有的建议过于理论化，没有明确的议题，也就是没有提出到底该怎么办，该办什么。这些是指一般的建议。而在工作中如何决定一个问题，相对而言要简单一些，因为都有具体的问题和办法，只是需要如何决定。第一种情况，称一般性的建议；第二种情况称为工作决议。


对于一般性建议，需要有专人去分辨和整理，有哪些建议有必要实施，该怎样实施，需要把它具体化和明确化。希望之光缺乏这样的部门，网友提了建议应该由谁负责整理、转达并正式提上议程？

对于工作决议，需要建立明确的提案规范。至少应该包含这样几个内容：

1）问题[问题是什么，要解决的是什么问题]
2）讨论部门[该由谁决定，哪个部门决定？]
3）问题的紧急程度[一般和紧急两种，根据问题的严重性和时间的紧迫性来标明。凡是紧急议案必须立即提上议程，展开讨论并作出决定]
4）如何解决问题[也就是最后要投票的内容。议案不能是泛泛的建议或一般的讨论或者单纯的提出问题。而是必须附上所建议的具体的解决问题的办法。如果自己也没想好该如何解决，那么就不能作为议案提出，而是一般的讨论，不需要投票和表决]

形式一样重要，明确简洁的形式，让大家一目了然，清楚知道存在的问题是什么，想怎样解决，是不是很紧迫，应该由谁决定。

举例：

问题：交流信件应该划为工作论坛
部门：全体义工
级别：一般
建议：应该划为工作论坛，这样可以方便资料的整理和收集。但会和斑竹权限产生冲突，这个问题可以通过与斑竹协商解决，也可以通过明确为制度解决。本人建议将其明确为一项制度。


II. 提案权――谁有权提案

根据不同的会议级别而设定不同的提案权。

1）小组会议
只有本小组成员具有提案权。

2）组长联合会议，由所有小组负责人参加
各小组负责人都有提案权；任意三名以上义工联名有提案权；任意五名以上论坛会员（义工和普通网友或全部是网友）有提案权。

3）全体成员会议
设定一个特殊的部门有提案权。


III. 投票权――谁有权投票，决策权

这一点很明显，按三种会议的形式由参加人投票。但因为没有制度明确，所以在这里存在混乱，也就使决策权不明，这是目前存在的问题之一。


IV. 决策的做出

根据议案的级别来确定做出决策所需要的票数，可以采取绝对多数、相对多数。比如，如果涉及的是章程的改变，那么就必须采取绝对多数，比如参加会议的2/3；如果是一般事务，比如组长联合会议，可以采取多数通过（比例多数）来进行决策。


V. 会议的程序

1）议案的准备（包括提出议案前的大范围的讨论和议案收集人整理和收集建议并明确化为议案）

2）会议的召集，通知会议参加人
   a) 论坛公告，根据议案的级别确定不同的公告期间。比如，注明：某议案将于3天后X月X日X时开始进行投票表决，请XX相关人员届时对此议案进行投票。同时可以附上议案的详细内容。期间也可以是24小时。
   b)其他方式通知，比如EMAIL、电话，QQ等，一定要说明具体开始投票的时间，以便参加会议人能作出准备，至少知道这个议案的存在。

   召集期间议案可以修改。

3）会议的召开

实际上就是表决的开始。注意的是必须确定结束的时间。比如，本议案将于X月X日X时结束。届时没有投票的，视为未参加会议。

投票的延续期间，可以不设最短期间，大家可以马上投票。但考虑到不是即时参加，所以，应该留出一定的时间以保证对投票的参与。

投票期间，大家仍可以做出讨论，提案人可以再详细解释议案的目的等内容，但议案的内容不能改变。

4）决策的做出

召集会议人在会议期间作为主持人，也就是主席。结束后统计投票结果并单独公布决策，同时明确具体的执行人、执行期限等（这些内容在议案中最好也有详细的说明）


VI. 决策的效力

一旦决策通过，那么就成为有效力的制度或决定，它必须被执行。执行的过程和结果要受到监督。

如果议案没有被通过，那么提案人应该再次完善自己的议案，有必要的话，可以规定同一议案需间隔多长时间后才能再次提出。以免不断提出同一个被否决的议案，消耗精力，浪费资源。

决策的效力还体现在，如果它已经通过而成为决定，那么所有人都应该遵守。即使它有错误或不妥，个人也不应该违反，而应该经过同样的程序取消以前的决定或做出新的决定。

比如这次移帖子的问题。如果将信件划为工作论坛是通过讨论最终做出的决议，那么把它移回来没有再以同样的方式经过讨论，而只是几个人或某个人的决定，那么就是“违法”的。没有这样的制度和程序保证，今后的随意性会更多，会造成纯粹的人治（除非就是想这样）。



说明几点：

1、议案本身的质量是首要的。所以，每一个需要解决的问题，提出解决方案的人本身就要先有一套具体的、可行的甚至是非常详细的解决办法。而不是泛泛的指出这样的问题要解决。泛泛而谈的建议不能作为提案来表决，因为它本身还需要讨论，没有到需要表决和决策的地步。作为提案人和建议人，希望能注意到这一点。保证效率不仅仅是制度的问题，也在于人本身。

2、并不是所有的问题都需要会议的形式做出决定，否则，民主将会是效率最低的决策形式。对于一般的工作问题，像组长就完全有权做出决策，不做出决策，说明担任这个组长不够资格，没有能力。既然赋予了权限，就必须要行使，不行使也是不负责任。当然，前提是必须要通过制度来明确，谁有什么样的决策权，那些问题必须通过会议，也就是民主来决定。

3、必须明确一个专门的议案收集人，甚至可以成立专门的“立法”部门，因为每一个决策实际上也是“法”的一部分。这样，网友的一般建议，可以通过这些人的整理、思考，具体为详细的议案来提交表决。相关人必须对该议案进行表决而不能置之不理，否则就是不负责任。对于不责任的人，应该惩罚。

作为投票人必须明白，你的投票是一项庄重的责任。提案人费尽心血写出了提案，如果你不加考虑或者随意投票，只能是对提案人的不尊重，也是对工作的不负责任。所以，每一个投票人在投票时必须仔细考虑，赞同是为什么，不赞同是为什么。当然，你可以不说出来，但说出来会更好。对于滥用否决权的人，我们只能寄希望于他早日从这个位置上走下来，让给更有能力，更负责的人。


由于不是制度，所以论述的体系上有些混乱。以上这些内容，在目前的工作中已经被运用，但仍不够明确或不够规范。所以在遇到问题时就会暴露弊端。

完善健全的会议制度是必要的。这实际上是明确权利的分配和它的使用方式。一个组织如果权责不明，很难想象它会有条不紊的发展下去。

未尽之处再待详细补充。

bridge

感谢oktober，给出了这么详尽专业的建议
我很认真地看了一遍很赞同你的意见

蚂蚁盈盈

希望能有耐心读完。


。。。。。由于不是制度，所以论述的体系上有些混乱。以上这些内容，在目前的工作中已经被运用，但仍不够明确或不够规范。所以在遇到问题时就会暴露弊端。

完善健全的会议制度是必要的。这实际上是明确权利的分配和它的使用方式。一个组织如果权责不明，很难想象它会有条不紊的发展下去。。。。。

嗯　我也认真看了　

就象上面说的　其实现在基本上也是这么做的　　只是义工都是有自己的工作的　时间精力都有限　如果职权太过于明确就要求太高啦　而集体决策很多时候要以牺牲效率为代价的　这是一个矛盾　

晓

个人认为会议的主持人很重要，是一个核心，因为他把握着整个会议的节奏。有时效率就出在这。

朱湘

现在我们的会议形式一般是网络聊天室会议，有些问题通过论坛发贴来讨论，算是论坛会议吧。制度不规范，效率不高，有时议而不决，的确是问题所在。正是因为义工都是有自己工作的，时间并非绰绰有余，所以提高效率更显得重要。oktober的建议都很有价值，值得好好看看。

油麻菜籽

UPUPUP~~~

故土

刚拜读了您的一些贴子，一些建议极有见地，故土钦佩。然一些内容许是不熟悉LOH运作的缘故，可能不大符合实际。如果条件允许，建议您申请LOH的义工，在熟悉LOH的工作之后，再退出从不同的角度来看待LOH，这样可能对您的分析有所帮助，亦能让您的意见发挥更大的作用。

oktober

刚拜读了您的一些贴子，一些建议极有见地，故土钦佩。然一些内容许是不熟悉LOH运作的缘故，可能不大符合实际。如果条件允许，建议您申请LOH的义工，在熟悉LOH的工作之后，再退出从不同的角度来看待LOH，这样可能对您的分析有所帮助，亦能让您的意见发挥更大的作用。

呵呵，其实我也知道，我说的这些东西有些已经不再是问题了。在以前的帖子里我提到过，因为我不了解，所以才会重复问题。希望之光这么多人才，很多问题肯定都已经看到并且默默的解决了或解决着。

还有9天，我就可以申请义工了，我希望在加入义工的工作后能了解到更多的细节情况，以便提出更具体可行的意见。

所提的意见不妥之处，各位权作是加勉之言吧。

绿野(Luye)

Oktober总算又浮出水面了。还在担心你是不是受了打击决定保持沉默了呢。

在熟悉LOH的工作之后，再退出从不同的角度来看待LOH

乍一看，吓一跳，故土不是建议Oktober加入了义工以后再退出吧？一生悬命能同意吗？再一想应该是我会错意了。

还有9天，我就可以申请义工了

不必过于拘泥于那一个月的限制吧？我想对于真正能帮得上忙的专业人士，希望之光求贤若渴还来不及呢，又怎会为这个将你拒之门外呢？当然申请后的审核还是必要的。我没说错吧？

只想提醒你一点，进去以后建议没通过或得不到迅速实施时，不要太快放弃希望啊。嘿嘿，我大概又是杞人忧天了。

无锚之舟

这个怎么没加精，：）