义工培训之二 时间管理

行者

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把任务、日程安排、备忘都放在windows桌面了。

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以上是番茄推荐。

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本周五，人力组邀请到专业人士对义工进行关于时间管理的专项培训，

请各位有兴趣的义工8.30准时到TS参加培训。

有不为

Active Desktop Calendar 好像不能输入中文 (-020-)

小青

http://www.skycn.com/soft/12225.html Active Desktop Calendar

把任务、日程安排、备忘都放在windows桌面了。

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以上是番茄推荐。

英文版的吗？能不能弄个中文版的？

另外，可不可以在电脑开机时弹出一个工作表，怎样设置？

月移花影

Active Desktop Calendar 好像不能输入中文 (-020-)

有汉化版的，就在行者给的网址，往下看，请往下看。。。

butterfly

本周五，人力组邀请到专业人士对义工进行关于时间管理的专项培训，

请各位有兴趣的义工8.30准时到TS参加培训。

麻烦哪位能够帮着录一下音,谢谢

注意:最好分段录音,不要录一个文件,这样文件太大,传起来不方便的

迦叶

[quote=quot;密码quot;:m9wc2o9v]本周五，人力组邀请到专业人士对义工进行关于时间管理的专项培训，

请各位有兴趣的义工8.30准时到TS参加培训。

麻烦哪位能够帮着录一下音,谢谢

注意:最好分段录音,不要录一个文件,这样文件太大,传起来不方便的[/quote:m9wc2o9v]
也传我一份~ (-007-)

大雪无痕

　警官12月8日晚时间管理培训讲稿：

<!-- m --><a class=\"postlink\" href=\"http://www.hbsy33.cdd.cn/homepage/article_show.asp?id=35933\">http://www.hbsy33.cdd.cn/homepage/artic ... p?id=35933</a><!-- m -->

迦叶

哪位哥哥姐姐叔叔阿姨姑姑伯伯爷爷奶奶有有录音啊~传份给我吧 (-003-)

行者

光光的时间管理培训讲稿

2005年12月9日，20：30――23：30，与光光的义工进行时间管理方面的交流；培训概要和讲稿如下：

光光的时间管理与工作计划培训概要

一、时间管理与性格

二、关于时间管理准则与工作计划表

1、确定目标

2、拟定行动方案

A、计划前的分析

B、本职工作、生活和义工岗位工作、其它义工工作之间的关系

C、预留弹性

3、体现工作优先顺序

4、工作计划表实例

三、时间管理是共同体

四、职能组长的时间管理辅助：沟通和统筹（视时间关系）

时间管理讲稿

时间，是一个有趣的话题。很多人大约都有一个体会，时间是不均衡的，它有时让我们感觉度日如年，有时却又如白驹过隙。

那么我们怎么有效地利用时间呢？或者说是如何提高时间效率呢？这也就是我们今天的主题：时间管理



在时间管理上，其实并没有什么新鲜的东西。在光光的论坛里我看到了关于时间管理方面的贴子，非常的好。所谓的准则也好，原则也好，其实就是那么几条，但如果要一点点做到是非常困难的，要一个“自由散漫成习惯的人”或是一个浪漫主义者做到是更加困难的事。



时间管理与性格



你是一个什么性格的人？不同性格的人对于时间管理的态度也是不相同的；

一般而言，感性的人不容易控制时间，而理性的人对时间的控制是比较容易的；举一个例子来说：一对恋人约会，约会时间六点钟到了，女生往往可能还在家里细细打扮而迟到，男生却可能提前五分钟来等；女生想：我必须打扮得漂亮点去见你，迟个十分钟算什么啊！――女生是用感情支配行动的；男生想：不是说好的时间吗？六点就六点，你为什么迟到？――男生是用理智支配行动的；这导致了男女之间的时间安排差异，感性的人和理性的人在安排时间上将会是绝然不同的。因为很简单，出发点不同。



注：女生代表感性，男生代表理性，并非指代性别。



同样是做义工，可能有人觉得，如果能多做一点事情，帮助更多的孩子，我每天少睡一会算什么啊？有人却觉得，做事情也得讲究计划和方法，我只能投入这么多时间，你不能强求我每天都12点睡觉，这样我的身体会受不了的，也会影响我的正常工作和生活，所以我只能按我承诺的时间去尽量做好我应该做的事。这两种态度有错吗？都没有错。



但是，我们必须承认，有目标有计划有方法的人，更能够提高时间的利用率，他们花的时间也许不多，但是所获得效率可能是与花费大量时间的人是相同的，甚至是较高的。若你花费了大量的时间，却没有看到工作成果的时间，是需要反省一下自已在时间管理上的问题了。



感性与热情的人是浪漫的人，也是比较容易受情绪控制和易被其它人或情况引响的人，是比较容易成为“自由散漫成习惯的人”的。这是由于性格造成的，所以并非刻意与恶意的行为，即使是由于这类性格行为造成某些不太愉快的事，大家也应可以理解是没有恶意的。性格和习惯都是可以培养的，所以也不必将此看为是不可改变的。



在最初使用时间计划表的最初，将会是比较痛苦的一件事；为什么痛苦？很简单，因为谁都不愿意被某个规则――那怕是自己制定的规则，所束缚。一旦将使用时间计划表变成了习惯，你会发现，原来你的效率可以这样高，工作和生活是可以分得清晰的。



关于时间管理准则与工作计划表
我建议大家将时间管理准则与工作计划表结合起来使用，会收到比较有效的成效。




我们都知道时间管理准则是：
1、设定目标

每当你在设定目标时，务必要包含“要明确”、“可测知”、“可达成”、“要务实”及“有时限”5项特质。



需要说明的是，个人目标需要结合组织目标（职能组目标）而进行；例如：翻译组本月目标是完成某本书的翻译，那么翻译组给分配给组员甲的工作任务是文章的第1-2章，共计16页文章； 那么组员甲本月的工作目标即是按时完成翻译任务。



注：职能组工作目标（月或半年、一年）应由职能小组成员结合组织目标共同讨论制定出来；而并非某一个人制定或由常务组指定；同样，组织职能组阶段目标也应由所有义工参与制定。



2、拟定行动方案（时间管理与工作计划表）
一个行动计划，得包括所有的“为什么”、“要怎样”和“要怎么做”的目标，也要包括详细的步骤，这样才能监控进度。



比如同样做一餐晚餐，有人先做饭，等饭熟了再去做菜；有人先将饭煮上，在等饭熟的空里就将菜洗好炒出来了，结果菜炒好了，饭也熟了；关于统筹方法，这需要结合本人实际情况来做，这于每个人的习惯和能力都是密切相关的。



接受了工作任务，就需要依据目标制定出工作计划表，在表中必须有一个大约的时间分配。

接上例：

组员甲接受此工作任务后，可以自我评定工作任务的难度大小及估计所需耗费的时间总数（如45个小时）；在此时间总数内再细分时间段，如校对需要10小时，预计集中在本月最后一个周；弹性时间5小时，以用来对应生活中突然出现的突发事件等。假设组员甲每周可投入的时间为8小时。结合自已的本职工作和生活安排，他即可估计出自己每天或每周的需要投入翻译的工作时间和参与其它义工工作的时间。


说明：

工作任务难度：职能组组长分配任务时应对所有组员能力有一个大概评估，在布置任务时应与组员进行充分的交流；（在交流中需要了解组员近阶段的现状，若本职工作较忙和私事较多不宜过多分配任务）

估计所需耗费时间总数：最初近进行估计的时候，可以进行得宽松一些，多预留一点弹性时间。



在工作表中体现工作优先次序

从行动方案中确认每天得执行的任务，并决定它们的先后执行次序。 时间永远不够，你要分优先次序，好多书都讲过，时间管理其实是把事情分危急性（critical）及重要性（important）。
而分配时间处理事情的优称次序：
1、 重要且危急(important and critical)
2、 重要但不危急(inportant, not critical)
3、 危急但不重要（critical, not important）
4、 忙碌的工作（busy work）
5、 浪费时间的工作（wasted time）



每个的人背景（角度和生活方法）等不同，导致了每个人判定同类事件的优称次序的标准不同，从而也有了不同的工作方法；这应依据个人实际情况，并非有统一的标准。



本职工作、生活和义工岗位工作、其它义工工作之间的关系

注意：不要忽视自己的本职工作所需时间和生活时间；在完成义工岗位工作之余如有多余时间可以关注其它事件，不建议多头并进，除非你已完成好本职工作，在不影响自己的本职工作和生活之余还能投入更多时间和精力。



几个问题：你想做到什么程度决定了你投入的时间和精力。当初加入的目标是否已经出现了偏离或是改变？你是想持续长期投入还是短期的密集投入？你想投入多少？想得到多少？你希望并可能从那里得到支持？



建议：将本职工作、生活和义工岗位工作分开；将义工岗位与义工友情分开。



关于看贴和聊天

1、看贴时先看与自己工作相关的贴子，看职能组专栏，处理完工作事宜如有时间再关注其它贴子或聊天；

2、在回贴时的措词尽量不带有情绪，就事论事，表达观点避免使用过激或可能性敏感及容易产生歧义的词语；如实在控制不了情绪，最好暂缓回复，等情绪回复后再回贴；

3、发贴前请想清楚自已所要表达的意思，对自己所说的话负责。

4、由于每个人的生活地域不同及背景（学历、性别、文化环境等）的不同，对同一词语的理解和观点存在不同是非常正常的现象；在发表不同观点前，请注意考虑对方的背景，尽量采用适合的方法；

5、若对某些事情不理解，可向职能组长询问或与发贴人私下交流，不要急于提出不同观点――因为背后可能有你所不知道，而发贴人又没有表达出来的东西；




使用聊天工具与人联系之前请想清楚：

1、  我主动找他（她）的目的是什么？大约需要多久的时间？

2、  他（她）是否有时间与我聊？

3、  可事先预约聊天时间。

4、  规定八卦时间段和工作时间段；

5、  在工作的时间如不需联系其它人，不上聊天工具；

6、  聊工作时，以事论事，聊完之后即下线（隐身），珍惜对方时间和自己的时间；

7、  学会在适当的时候说“不”。



时间管理是共同体

我们要记住，我们是在一个组织中工作，每一个人的时间直接影响其它人的时间安排；在组织中，时间管理是共同体，它不是孤立的。

首先，这是一个意识认识问题。在大多数时候，我们考虑问题和事件以及在安排时间和工作时都是以我为中心的，较少考虑到其它人。

但是：

1、在你无法按时完成的工作任务时需要提前通知相关人员（职能组长、与你有配合的其它组员），你的时间不法保障时更应提前通知大家，以便其它人调整自己的时间表和工作计划；

2、时间管理应急机制概念要与工作任务（计划）相结合，必须预留出弹性工作时间；

3、使用不同颜色的字来代表完成情况，并可标注出理由；



你是否真的想改变？取决于你的思想是否变化。自我的学习和修练是一件并不轻松的事情。

你的心态如何？欲速则不达，好习惯的养成是需要时间和付出努力的。以平常心处之，持之以恒的持续，效果自然会程现。很多事都必须有一个过程，就好像感冒是有一个过程的。



职能组长的技巧：协调工作及授权
授权越多，就越能提升组员的技巧，而且当你遇到危机，就会有更多人来帮助你解决，从而让你的工作及生活更轻松。

认清职责和角色，确定自已在组织中扮演的角色；

了解自已组员的大致情况，分配任务时多考虑对方实际情况；

在沟通中避免使用命令语气，学习良好的沟通技巧；

将反馈流程写入管理制度，以制度实现管理；



例子：

翻译组组员甲：

个人情况：承诺每周14小时义工工作时间。

12月工作表：

见下图

ps：光光义工回馈：

说起来容易做起来难；较多无法控制的突发事件；工作流程上的反馈不及时；


2005年12月8日